1. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Sidekick Admin is een onderneming in administratie en officemanagement. Het is haar missie om ondernemers en bedrijven te ontzorgen van alle administratief uitvoerende taken. Sidekick Admin heeft haar maatschappelijke zetel te Louis Segersstraat 25, 2880 Bornem met ondernemingsnummer 0794.655.474.

Sidekick Admin erkent het belang van gegevensbescherming en privacy van persoonsgegevens van haar klanten en zal de persoonsgegevens van deze betrokkenen met de nodige zorg behandelen en enkel voor welbepaalde doeleinden. Sidekick Admin bevestigt expliciet dat alle persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met zowel de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, als de Verordening 2016/679 van 27 April 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van die gegevens (hierna AVG).

2. De verwerkingsdoeleinden – Waarom verwerken we deze gegevens?

We verzamelen deze gegevens om onze administratieve verplichtingen na te komen, zoals het uitvoeren van de diensten die de klant vraagt, het aanrekenen van deze diensten die aan de klant verleend zijn door Sidekick Admin, of om onze wettelijk verplichte boekhouding uit te voeren.

Het gaat concreet om de volgende doeleinden:

• • Administratieve en organisatorische taken met betrekking tot het leveren van de diensten door Sidekick Admin die de klant vraagt;

• • Om de betrokkene uit te nodigen voor evenementen georganiseerd door Sidekick Admin;

• • Beheer van de klantendatabase

• • Informatie over de activiteiten van Sidekick Admin

• • Direct marketing-doeleinden zoals promoties met betrekking tot de diensten die Sidekick Admin levert aan de betrokkene. We gebruiken de contactgegevens enkel voor direct aan Sidekick Admin gerelateerde activiteiten, in het bijzonder onze diensten die we aanbieden in het kader van administratieve consultancy.

Wij zullen deze persoonsgegevens enkel verwerken voor bovenstaande doeleinden, tenzij er expliciet toestemming is gevraagd aan de betrokkene om deze voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de doelen waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene). Sidekick Admin kan de volgende gegevens verwerken (zowel fysiek als via deze website), dewelke mogelijk persoonsgegevens van de betrokkene (klant) zijn:

• • Achternaam

• • Voornaam

• • Geslacht

• • E-mail

• • Telefoonnummer

• • Beroep

• • Eventuele extra opmerkingen die nodig zijn om de opdracht bij de klant goed uit te voeren

4. De ontvangers van de persoonsgegevens

We geven geen persoonsgegevens door aan derden zoals marketingbureaus, tenzij er expliciet toestemming hiervoor is gevraagd aan de klant. Sidekick Admin zal zich onthouden van het vrijgeven van persoonsgegevens onderworpen aan derde partijen en zal geen persoonsgegevens van betrokkenen openbaar te maken.

Persoonsgegevens die betrekking hebben op het uitvoeren van de administratieve opdracht van de klant worden enkel doorgegeven aan de werknemer(s) of freelancer(s) van Sidekick Admin die de opdracht zullen uitvoeren. Sidekick Admin geeft de persoonsgegevens van de betrokkene, alsook de  persoonsgegevens die betrekking hebben op het uitvoeren van de administratieve opdracht, niet door aan een derde land of een internationale organisatie.

5. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Persoonsgegevens die worden gebruikt voor facturatie en boekhouding worden volgens de wettelijke bewaartermijn gedurende 10 jaar bewaard.

De persoonsgegevens die nodig zijn om een eventueel subsidiedossier te verantwoorden, worden 10 jaar bijgehouden.

Voor alle andere doeleinden bedraagt de bewaartermijn 3 kalenderjaren.

6. Welke rechten kan de betrokkene uitoefenen?

De betrokkene heeft te allen tijde de mogelijkheid zijn rechten uit te oefenen, zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen:

• • Recht op informatie: de betrokkene heeft altijd de mogelijkheid om een verzoek in te dienen om alle verzamelde persoonsgegevens (inclusief verwerkingsdoeleinden, categorieën van persoonsgegevens, geschatte bewaartermijn) na te kijken.

• • Recht op rectificatie of recht op beperking van verwerking: de betrokkene heeft het recht om aan Sidekick Admin te vragen zijn of haar persoonsgegevens aan te passen wanneer deze niet juist of onvolledig zijn. De betrokkene mag ook vragen om zijn of haar persoonsgegevens tijdelijk niet te verwerken tot deze juist of volledig zijn.

• • Recht om te wissen (“recht om te worden vergeten”): als de betrokkene wenst dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwijderd, kan de betrokkene altijd contact opnemen met Sidekick Admin via hello@sidekickadmin.be, om te vragen dat zijn of haar persoonsgegevens gewist worden. Dit is een eenvoudige en kosteloze aanvraag. Let op: dit recht is niet altijd van toepassing, in sommige gevallen is het niet mogelijk om de gegevens te verwijderen, maar dit zal duidelijk worden aangeven.

• • Recht van verzet: als de betrokkene niet langer op de hoogte wil worden gesteld van updates of geen direct marketing mails meer wil ontvangen, heeft de betrokkene het recht om dit te doen. Dit kan door een verzoek te mailen naar hello@sidekickadmin.be. Houd er rekening mee dat de betrokkene niet gerechtigd is om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, als dergelijke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Sidekick Admin en de betrokkene of het bedrijf van de betrokkene (bijvoorbeeld voor facturering van de betrokkene of het bedrijf van de betrokkene voor de aangevraagde administratieve diensten…).

• • Recht op gegevensoverdraging: de betrokkene heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens in een universeel leesbaar formaat te ontvangen, zoals een tekstbestand of ander digitaal bestand.

• • Klachten: indien de betrokkene niet tevreden is over de manier waarop er met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan, kan hij of zij een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Voor meer inlichtingen kan men terecht op de volgende website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Wijzigingen in onze privacyverklaring

Sidekick Admin kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen en plaatst steeds de bijgewerkte versie op de website inclusief datum en versienummer van de “laatste update”.

Versie: Versie 1.0

Laatste update: 25 oktober 2023